Systemy elektronicznego obiegu dokumentów

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w firmie to kwestia priorytetowa. Od ustalenia systemu i kontroli należałoby zaczynać synchronizacje administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu synchronizacji, nie tylko faktur papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.

Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy ustalić jasny i przejrzysty dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, z których czerpie się od lat w praktyce. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby nienormatywnego podziału prac, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.

Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich przyniesie inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.

Dokumenty mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i szybki obieg dokumentów. Kolejny z systemów wybierany jest zawsze w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja – tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze adaptacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Dodatkowo dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą komputerową ogranicza czas pracy pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się profesjonalne systemy system do rezerwacji sal konferencyjnych obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie także na przyrodę. Szczególnie drzewa „odetchną z ulgą”. Można pójść dalej i w jeszcze większym stopniu oszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy mają spotkania z klientami poza siedzibą firmy. Nie dawajmy im multum papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w wygodny netbook (przykłady dla mieszkańców Warszawy: odkryj więcej) albo tablet (a w tym miejscu dla mieszkańców Krakowa: rekomendowany link). Zajmują mniej miejsca i korzystniej wpływają na nasze środowisko.