Elektroniczny obieg dokumentów

Obieg dokumentów w firmie spółce to kwestia priorytetowa. Od ustalenia systemu i kontroli należałoby zaczynać kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu koordynacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.

Po pierwsze powinniśmy ustalić jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, wykorzystywanych od lat w innych spółkach. Jest również możliwość aby, w przypadku chociażby nietypowego podziału powinności pracowniczych, skorzystać z niestandardowych rozwiązań.

Dane, które posiada proponowana strona www, są jak najbardziej potrzebne, jeśli ciekawi Cię prezentowany temat – kliknij więc tu!

Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej. Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. System dziennikowy odpowiedni jest dla podmiotów gospodarczych, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Zapisuje się je w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dokumenty mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i szybki obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych wybierany jest najczęściej w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można wdrożyć np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja – tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, archiwizacji dokumentów. Przepływ dokumentów drogą cyfrową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.